Tips menulis dan mengirim surat lamaran kerja via email

1)      Judul email

Judul email bertujuan menolong/memberi petunjuk penerimanya untuk segera mengetahui maksud dari email anda. Karena itu, tuliskan judul singkat tetapi jelas. Misal, Surat lamaran kerja untuk posisi HSE Officer

Catatan:

Baca dengan teliti iklan lowongan tersebut. Sering kali mereka meminta anda menuliskan kode tertentu di judul atau subject email anda. Terutama jika pada saat yang bersamaan mereka mempunyai beberapa lowongan pekerjaan. Misal, Management Trainee dengan kode MT05

2)      Dimana surat lamaran ditulis

Apakah surat lamaran ditulis di badan email (di dalam email) atau di file tersendiri. Sesuai ketentuan umum berbagai perusahaan yang bergerak di bidang recruiting, baik perusahaan nasional maupun multinasional, bahwa surat lamaran (cover letter) dapat langsung ditulis pada badan email (di dalam email). Bisa juga surat anda yang unik dilampikan bersama CV anda di file terpisah (melalui file attachment) agar formatnya tidak berubah.

3)      Bagaimana dengan resume

Jangan menulis resume anda di badan email. Tuliskan dalam file tersendiri dan jadikan sebagai lampiran (attach) email anda. Selain repot, juga dikhawatirkan format akan berubah (lebih tepatnya berantakan). Caranya, buat resume dalam format doc Ms word atau pdf (lebih dianjurkan), kemudian saat mengirim email klik attachment/lampiran dan cari file resume yang telah anda buat sehingga resume akan menjadi lampiran pada email anda. Untuk mengubah dokumen dari Ms Word ke format pdf, lebih mudah menggunakan Adobe Acrobat 6.0 professional.

4)      Ukuran/bobot (size) email

Usahakan ukuran email anda termasuk lampirannya (attach) tidak lebih dari 200kb. Ukuran email ini terutama dipengaruhi oleh ukuran file yang di attach (dilampirkan). Karena itu periksa file yang anda lampirkan. Jika anda diminta menyertakan foto, jangan masukkan file foto yang size-nya (bobot filenya) terlalu besar. Perkecil size-nya dengan menggunakan berbagai jenis program photo editor, biasanya menjadi 30 kb dengan format JPG atau GIF. Misal, menggunakan Microsoft Office Picture Manager. Caranya klik kanan pada foto, kemudian pilih Open With klik Microsoft Office Picture Manager. Jika telah muncul pilih Edit Pictures (pada bagian kanan atas), kemudian pilih Compress Pictures dan E-mail Messages, terakhir klik OK. Kemudian save foto tersebut.

5)      File dijadikan satu dalam bentuk zip

Bentuk file zip adalah bentuk file yang dimampatkan (dipadatkan) dan saat ini sudah umum dilakukan. Bahkan banyak perusahaan yang meminta agar file-file yang dilampirkan (di-attach) dijadikan 1 dalam sebuah zip. Sehingga selain size-nya (ukurannya) menjadi lebih kecil/ringan, juga jumlah file yang dikirim (di-attach menjadi hanya satu file. Caranya drag/blok file-file yang akan dilampirkan, kemudian klik kanan, pilih send to dan klik Compressed (Zipped) Folder

6)      File attach yang terlalu besar akan diabaikan karena butuh waktu lama untuk membukanya (men-download-nya).

7)      Lakukan uji coba pengiriman

Lakukan pengiriman email lamaran anda beserta lampirannya ke alamat email anda yang lain atau alamat email teman anda. Jangan kirimkan email percobaan tersebut ke email perusahaan yang anda tuju. Dengan melakukan uji coba terlebih dahulu, maka anda dapat melihat sendiri hasil pengiriman email anda tersebut. Untuk kemudian dilakukan evaluasi/perbaikan-perbaikan bila diperlukan.

Uji coba email ini SANGAT DIPERLUKAN, karena sering kali format email yang anda kirim berubah setelah tampil di alamat email lain. Misalkan, mengirimkan email dari gmail ke yahoo, atau sebaliknya. Jika anda hanya mempunyai satu alamat email, anda bisa membuat alamat email lagi di yahoo, gmail, hotmail dan yang lainnya.